Per le aziende e i loro manager diventa sempre più importante riuscire ad ottimizzare le nuove tecnologie per ridurre le emissioni di CO2derivanti dalle proprie attività. Questo in parte deriva dalla presenza di un occhio di riguardo, nelle mission aziendali, per l'ambiente e la sua tutela, ma anche perché un'efficiente sostenibilità può contribuire in modo sensibile alla riduzione dei costi dell'azienda. In questo senso un settore importante su cui si può agire è la gestione dei documenti, che può decisamente essere orientata ad una maggiore sostenibilità attraverso politiche di riciclo e di ottimizzazione delle risorse.

Da una ricerca commissionata da Ricoh, specialista nel settore delle stampanti e attrezzature per ufficio, a Coleman Parkes Research emerge però che sono pochi i manager che valutano l'impatto ambientale della governance documentale e cercano di ridurlo: solo il 18% degli intervistati, ad esempio, dichiara di utilizzare regolarmente la stampa fronte/retro in azienda e oltre la metà dei "capi" europei non conosce le procedure di riciclo ambientale, mentre ben il 45% non è al corrente del corretto smaltimento dei tonerdelle stampanti. Altro dato importante è poi il fatto che i vertici delle aziende non ripongono fiducia sugli altri dipendenti, che vengono visti come poco sensibili alle tematiche ambientali.

Per ovviare a questa grave mancanza, Ricoh ha dato vita al “Sustainability optimisation programme”, grazie al quale le aziende potranno riuscire a ridurre fino al 30% l'impatto ambientale dei processi di gestione dei documenti, potendo inoltre compensare le emissioni di anidride carbonica che non possono essere eliminate. Il programma, riconosciuto dal British Standards Institution (Bsi) e parte integrante dei Managed Document Services (MDS) di Ricoh, si basa sul servizio Pay Per Page Green e si compone di 5 fasi, di cui la prima riguarda una consulenza ambientale in gardo di identificare con precisione i flussi di lavoro all'interno dell'azienda e le emissioni di CO2 prodotte, con una metodologia di calcolo riconosciuta e certificata da Dnv Italia (Den Norske Veritas). Alle aziende viene in seguito rilasciato un certificato che attesta i risultati ottenuti, documentando il livello di partenza (as is) e quello successivo all’implementazione del progetto (to be).

Successivamente viene progettata una infrastruttura documentale che ottimizzi costi ed emissioni di CO2, agendo proprio sui flussi di lavoro che riguardano i documenti. Questa struttura viene implementata attraverso l'installazione di apparecchiature che permettano di agire sui processi più dispendiosi, come ad esempio la gestione del colore e la stampa fronte/retro, in modo da poter sensibilizzare anche gli utenti finali sull'importanza di modificare alcune abitudini quotidiane per contribuire alla riduzione dei consumi, invitandoli ad esempio a stampare solo quando necessario. L'implementazione di funzioni come Quick start-up, che riduce il tempo e i consumi energetici necessari per passare dalla modalità stand-by a quella di funzionamento, o Eco mode, che consente di risparmiare fino all’86% di energia quando la periferica non è utilizzata, è un elemento fondamentale per rendere eco-compatibili tutte le fasi lavorative.

Queste azioni devono poi essere continuamente monitorate, in modo da poter documentare gli obiettivi raggiunti o trovare soluzioni per eventuali problemi. In questo possono essere d'aiuto alcuni software come @Remote, che permette di tenere sotto controllo le attrezzature utilizzate  fornendo una reportistica dettagliata ad esempio sull’utilizzo del fronte-retro e del colore.

Grazie al programma, infine, potranno anche essere compensate quelle emissioni che inevitabilmente vengono prodotte, grazie a crediti di carbonio ottenibili attraverso progetti ad energia pulita in cui Ricoh ha investito. L'azienda è anche impegnata nella riduzione dei rifiuti derivanti dalle sue apparecchiature e dalla loro produzione: "I sistemi di stampa vengono progettati per essere eco-compatibili durante tutte le fasi del ciclo di vita ed essere facilmente riciclati", spiega Roberto Ghibaudo, direttore Service, quality and environment di Ricoh Italia. "Per quanto riguarda la produzione, nel 2001 Ricoh ha ottenuto per i maggiori stabilimenti produttivi la qualifica “Zero-waste-to-landfill”(Zero-Rifiuti-in-Discarica), il che significa che nessun rifiuto viene inviato in discarica grazie a una serie di procedure rigorosamente applicate. Al fine di prendere attivamente parte a questo programma del Gruppo, Ricoh Italia ha organizzato un servizio di gestione di Ecobox presso i clienti che vengono contattati periodicamente per pianificare il ritiro dei materiali di consumo''.